为进一步推动集团所属各公司高质量完成各类文件材料收集、整理和归档工作，引导和规范数字档案室建设，不断提升档案工作的规范化、标准化和数字化水平。近日，嘉源集团组织召开档案业务及创建数字档案室专项培训会，集团及各所属公司30多名档案管理人员参加培训。

会上，参会人员听取了联合污水处理公司专职档案员关于成功创建浙江省规范化数字档案室的经验分享并互相交流，实地参观了联合污水处理公司规范化数字档案室。随后，集团办公室专职档案员对档案管理建设、年度档案归档和全宗卷整理进行系统梳理，并现场解答所属各公司归档中出现的问题。通过相互交流借鉴，及时补充短板，促进档案工作更上一个台阶。

2023年底，联合污水处理公司档案管理成功达到省级规范化数字档案室等级标准，是嘉兴市二级公司中的首家，标志着联合污水处理公司的档案管理工作迈入数字化新阶段。

一、强化领导、完善配置，夯实数字档案室建设基础。一是加强组织领导。公司健全组织机构及档案管理机制，成立档案工作领导小组，按照省、市档案局要求，对档案数字化建设工作进行专门部署，在人员和经费上给予支持，扎实推进申报工作。二是强化硬件保障。综合档案室实行库房、办公区域、查阅室三分开，档案库房按要求做到防辐射、防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的“九防”安全措施，确保档案室环境和安全防护设施达到规定标准。三是强化制度建设。建立健全档案信息化管理制度，制定电子文件归档制度、纸质档案数字化技术规范、档案数据安全保密等制度，为公司档案信息化工作提供制度保障。

二、建立目录、完善数据，推进电子档案数据库建设。一是建立电子目录。按照数据库规范，对室藏档案建立档案室电子目录库，目前电子目录共计80647条，其中文件（案卷）级目录13037条，工程档案卷内级目录67610条。二是保证数据质量。建立科学的电子目录校对制度，加强对档案管理人员的监督管理，力求录入一条、正确一条，并及时开展事后抽查、检查，确保电子目录的录入正确率达到100%。

三、专业扫描、规范建档，推进传统载体档案数字化。一是文书、业务档案数字化。按照纸质档案数字化技术规范进行档案数字化加工，聘请第三方专业团队扫描档案室近几年较难扫描的文本档案和大图纸，同时配套建设相应专题数据库并配置全文检索等功能，目前档案室数字化程度已达到80%以上。二是照片、实物档案数字化。目前在档案系统中已录入2000年以来的纸质照片127件、数码照片433件、实物档案141件。

四、规范管理、强化利用，增强档案的社会服务功能。一是科学存储保管，保障数字档案安全。档案管理应用系统的密码管理工具由公司档案员专人保管、使用，档案数据全部备份，保证档案数据完全；定期检查电子档案保管情况，防止数据不可用、丢失或损毁。二是强化档案利用，增强社会服务功能。通过档案数字化建设后，利用系统检索数字档案室室藏档案，共享档案工作和档案管理的信息与成果，有效提高档案资源开发利用效率，服务本公司及全市经济社会发展工作。